Szkolenie zamknięte

Kierowanie pracą zdalną zespołu

Formuła online lub stacjonarnie – Ty decydujesz!

Cele szkolenia:

Poznanie i przećwiczenie przez osoby, które stanęły przed wyzwaniem koordynowania pracy zdalnej swoich pracowników:

  • skutecznych praktyk planowania i organizowania pracy zdalnej swojej i pracowników,
  • skutecznego delegowania zadań w formie on line,
  • wymiany informacji i dokumentów z zespołem,
  • efektywnego zarządzania przepływem pracy zdalnej,
  • rzeczowej komunikacji ze współpracownikami,
  • efektywnego prowadzenia spotkań ze współpracownikami,
  • monitorowania i rozliczania pracy zdalnej pracowników,
  • udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej pracownikom,
  • motywowania pracowników pracujących zdalnie,
  • sprawnego korzystania z pomocy informatycznych w tym procesie.

Adresaci szkolenia:

  • Liderzy / menedżerowie działów i zespołów
  • Kadra zarządzająca organizacją
  • Pracownicy zespołów HR
  • Pracownicy zespołów operacyjnych
  • Wszystkie osoby, którym zależy na poprawie jakości współpracy w zespołach pracujących zdalnie

W programie m.in.:

hook, ok, check Skuteczne praktyki przygotowania się do pracy zdalnej

hook, ok, check Komunikowanie i współpraca w zespole czasie rzeczywistym on line

hook, ok, check Podtrzymywanie motywacji w zespole za pomocą pracy ,,one to one” w systemie on line

hook, ok, check Organizowanie pracy zdalnej pracowników w systemie on-line

hook, ok, check Efektywne planowanie spotkania on line

hook, ok, check Przeciwdziałanie dezorganizacji – priorytetyzacja zadań, uporządkowane podejście do realizacji prac


Program szkolenia obejmuje 4 sesje (po 4h dydaktyczne każda)

Program szkolenia:

Sesja 1. Podstawa procesu – organizowanie własnej pracy w trybie zdalnym.

  • Skuteczne praktyki przygotowania się do pracy zdalnej:
    • Zakres prac możliwych i niemożliwych do wykonania zdalnie,
    • Charakter pracy zdalnej i związane z nią najważniejsze wyzwania, które należy przewidzieć,
    • Planowanie i ustalanie zadań długookresowych, średniookresowych i dziennych, warunków ich wykonania i potrzebnych zasobów do ich realizacji, przydatne formatki planowania
    • Gromadzenie, zamawianie i przegląd kontrolny zasobów – z wyprzedzeniem oraz bezpośrednio przed pracą w domu.
  • Organizowanie miejsca pracy zdalnej w domu:
    • Mini biuro w domu – organizacja przestrzeni,
    • Miejsce do pracy, ergonomia pracy,
    • Sprzęt, akcesoria i materiały biurowe,
    • Aplikacje i systemy IT,
    • Bezpieczeństwo IT, ochrona danych osobowych oraz tajemnicy firmy.
  • Efektywne prowadzenie pracy zdalnej:
    • Rekomendowany plan i harmonogram dnia,
    • Formatka planu i harmonogramu dnia oraz monitorowania i rozliczania postępów, ocena efektów,
    • Konfigurowanie efektów pracy do przekazania szefowi, konstruowanie informacji towarzyszących, wysyłka.
  • Sprawne korzystanie z pomocy informatycznych (wskazanie podstaw do dalszego samodoskonalenia):
    • Bazowe rozwiązania umożliwiające pracę zdalną – komputer, łącze, telefon,
    • Przydatne oprogramowanie bezpłatne i płatne, jego możliwości, typowy zakres zastosowania,
    • Przećwiczenie / prezentacja przykładowych funkcjonalności (część z zagadnień będzie pokazywana już podczas poprzednich zakresów szkolenia, inne zostaną omówione na tym etapie),
    • Co warto a czego nie warto używać.
  • Warsztat – wnioski do organizowania pracy zdalnej swoim pracownikom.

Sesja 2. Organizowanie pracy zespołu w trybie zdalnym.

  • Skuteczne praktyki przygotowania pracy zdalnej Zespołu:
    • Planowanie i ustalanie z pracownikami zadań długookresowych, średniookresowych i dziennych, warunków ich wykonania i potrzebnych zasobów do ich realizacji,
    • Przydatne z perspektywy menedżera formatki planowania, monitorowania i rozliczania zadań realizowanych przez cały zespół zdalnie,
    • Planowanie i harmonogramowanie zadań wspólnych – przykład,
    • Ustalanie zasad raportowania o przebiegu prac,
    • Ustalanie listy kontaktów i godzin pracy.
  • Organizowanie pracy zdalnej pracowników w systemie on-line:
    • Tworzenie Zespołu Zadaniowego / odrębnych Zespołów Zadaniowych, sterowanie uprawnieniami,
    • Zamieszczanie planów, ich aktualizacja, wpisywanie statusów wykonania, dokonywanie rozliczeń,
    • Zamieszczanie ogłoszeń do zespołu,
    • Udostępnianie, wymiana i pobór plików,
    • Praca w przestrzeni współdzielonej,
    • Znaczenie prawidłowego nazywania i etykietowania zawartości dla efektywnej realizacji pracy zdalnej,
    • Przećwiczenie / prezentacja przykładowych funkcjonalności (część z zagadnień będzie pokazywana już podczas poprzednich modułów szkolenia, inne zostaną omówione na tym etapie),
    • Co warto a czego nie warto używać.
  • Praca w formule one to one z pracownikami w oparciu o rozwiązania on line:
    • Motywacyjne oddziaływanie bieżącego kontaktu z szefem,
    • Wyzwania komunikacji interpersonalnej w kontakcie on line (ograniczenia komunikacyjne i ich pokonywanie),
    • Skutecznego delegowania zadań w formie on line,
    • Omawianie trudności i kierunkowanie pracowników na rozwiązania,
    • Udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej pracownikom,
    • Egzekwowanie wykonania zadań i ustaleń.

Sesja 3. Komunikowanie i współpraca w zespole czasie rzeczywistym on line.

  • Model efektywnych spotkań:
    • Etapy efektywnego spotkania,
    • Podział ról i odpowiedzialności,
    • Spotkania planowane i nieplanowane a ich czas trwania, przebieg i efektywność,
  • Efektywne planowanie spotkania on line:
    • Agenda spotkania,
    • Ustalenie osób prowadzących prezentacje/ dyskusje na poszczególne tematy,
    • Zaplanowany czas trwania spotkania, niestandardowy czas spotkań i jego znaczenie dla późniejszego uczestnictwa w spotkaniach,
    • Gromadzenie materiałów do spotkań,
    • Lista uczestników – kluczowi i opcjonalni uczestnicy, osoby inne informowane o spotkaniach i ich wynikach,
    • Zakładanie spotkań i zaproszenia w systemie on line,
    • Potwierdzanie obecności,
    • Dostarczanie materiałów do spotkań.
  • Efektywny przebieg spotkań on line.
    • Rozwiązywanie problemów technicznych związanych połączeniem zdalnym uczestników, niektóre pułapki rozwiązań on-line utrudniające prowadzenie spotkań zdalnych, których można uniknąć z wyprzedzeniem,
    • Ustalenie listy obecnych, potwierdzanie obecności jeśli loginy nie wskazują na osoby,
    • Ustalenia ew. zmian w agendzie, wyświetlanie lub przesyłanie jej uczestnikom,
    • Ograniczanie opóźnień i szumu na łączach, blokowanie techniczne głośników,
    • Zamieszczanie materiałów do przeglądu i pobrania,
    • Rola wskaźników i dash boardów w kierunkowaniu rozmów on line,
    • Udostępnianie pulpitu prowadzącego i uczestników,
    • Wspólne omówienia spraw, przepływ wiedzy.
    • Wyświetlanie prezentacji w wersji ppt i innych.
    • Dyskusja głosowa:
      • Ograniczanie / inspirowanie spontanicznych wypowiedzi,
      • Dyskusje ze wszystkimi / udzielanie głosu.
    • Czat:
      • Czat i panowanie nad wypowiedziami nad czatem,
      • Odpowiadanie na pytania z czatu.
    • Podział zespołu na podgrupy, praca w podgrupach w wersji on line.
    • Sporządzanie notatki ze spotkania w trakcie spotkania i jej udostępnianie.
    • Nagrywanie spotkania i udostępnianie nagrań on line.
    • Kilka zasad pozwalających zapanować nad grupą podczas spotkania on-line:
      • Ustalenie przebiegu spotkania i bloków czasowych,
      • Wprowadzenie zasad aktywności, wypowiadania się, zadawania pytań,
      • Ustalenie sposobów zgłaszania problemów technicznych głosowo i za pomocą czatu oraz ich rozwiązywania,
      • Podział ról na spotkaniu w odniesieniu do jego agendy,
      • Rozwiązywanie typowych problemów np. niezrozumienie instrukcji, brak aktywności uczestników, gubienie się.
  • Ustalenia ze spotkania w wersji on line:
    • Finalizowanie ustaleń,
    • Podział zadań, plany dalszych prac,
    • Przydatne notatki ze spotkań i zarządzanie nimi.

Sesja 4. Podtrzymywanie motywacji w zespole za pomocą pracy ,,one to one” w systemie on line.

  • Znaczenie komunikacji indywidualnej w procesie motywowania pracowników w systemie pracy zdalnej.
    • Udzielenie konstruktywnego feedbacku pracownikom:
      • Chwalenie za postępy i efekty,
      • Udzielanie wskazówek do poprawy.
    • Odkrywanie typowych przyczyn trudności w efektywnej pracy zdalnej i pomaganie pracownikom w ich  pokonywaniu:
      • Przeciwdziałanie dezorganizacji – priorytetyzacja zadań, uporządkowane podejście do realizacji prac,
      • Eliminowanie trudności z rozpoczęciem pracy (utykania na danych i pracach wejściowych),
      • Prowadzenie spraw do przodu zamiast koncentrowania się na trudnościach,
      • Eliminacja nadmiernego perfekcjonizmu i długiego czasu poświęcanego na wykonanie zadań,
      • Eliminacja problemu wielozadaniowości,
      • Niwelowanie złodziei czasu i rozpraszaczy.
    • Typowe przyczyny spadku motywacji i przeciwdziałanie im:
      • Brak kontaktu osobistego a zapewnianie go przez kontakt zdalny,
      • Trudność z zachowaniem równowagi praca-życie po stronie pracownika pracującego z domu i wskazówki do pokonywania trudności,
      • Brak nadzoru a automotywacja pracownika,
      • Wypalenie zawodowe, rozpoznawanie jego symptomów u pracowników a znaczenie odpowiednich ubioru i higieny, aktywności fizycznej.
    • Techniki zapewniające dobrą kondycję psychofizyczną, które można rekomendować pracownikom:
      • Dlaczego te techniki są potrzebne w sytuacji pracy zdalnej,
      • Rytm okołodobowy i wykorzystanie jego silnych stron, plan dnia pod kontrolą,
      • Potrzeby fizjologiczne i ,,napędzanie organizmu”, zapewnianie odpoczynku.

Chcesz przeszkolić swoich pracowników z innego tematu? Szukasz doświadczonej firmy, która skroi szkolenie na miarę aktualnych potrzeb Twojej firmy?

Trio Conferences od lat specjalizuje się w organizacji wydarzeń na zamówienie klienta.

Formularz zgłoszeniowy

Jeśli chcesz wziąć udział w tym warsztacie albo chciałbyś zgłosić na warsztat swoich pracowników, zostaw nam swoje dane.

Zgoda marketingowa

Administratorem danych osobowych jest Trio Conferences spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą w Warszawie (00-739) przy ul. Stępińskiej 9. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu wykonania zamówionej usługi w postaci obsługi wiadomości i udzielenia odpowiedzi na wynikające z niej pytania oraz kierowania treści marketingowych w formie newslettera. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w Polityka prywatności (https://online.trioconferences.pl/polityka-prywatnosci/ ) Masz prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę, przesyłając informację na adres e-mail: kontakt@trioconferences.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych dokonanego przed wycofaniem tej zgody.

Masz pytania?

Marcin Jędrzejewski

Business Development Manager
514 902 951

m.jedrzejewski@trioconferences.pl

Najczęściej zadawane pytania